Для каких задач подходит выездная сессия

• разработка стратегии компании;
• планирование квартала или года;
• формирование целей отдела;
• подведение итогов проекта;
• обсуждение нового продукта;
• поиск решений для сложной задачи;
• распределение ответственности;
• объединение нескольких подразделений;
• обучение руководителей;
• внутренний семинар;
• партнёрская встреча;
• командная ретроспектива.

Как выбрать площадку

Размер площадки зависит не только от количества участников. Необходимо учитывать формат рассадки, оборудование, работу в группах и место для перерывов.

Купольная беседка №3 может подойти для небольшой рабочей группы. Здесь можно провести обсуждение за общим столом без формального разделения на спикеров и слушателей.

Витражная беседка рассчитана до двадцати гостей и оснащена телевизором. Такой вариант подходит для презентации, обучения или совещания с визуальными материалами.

Банкетный зал удобен для большого состава, нескольких команд и программы на весь день.

Подготовьте цель и повестку

Участники должны заранее понимать, зачем проводится встреча и к каким решениям нужно прийти.

В повестке стоит указать:

• главную тему;
• вопросы для обсуждения;
• исходные данные;
• выступающих;
• время каждого блока;
• формат групповой работы;
• время перерывов;
• ожидаемый итог;
• способ фиксации решений.

Как организовать рассадку

Для обсуждения лучше подходит общий стол или расположение участников так, чтобы все видели друг друга.

Формат лекционного класса удобен для обучения, но хуже подходит для совместной разработки решений.

• общий стол — для обсуждения и планирования;
• полукруг — для работы с ведущим;
• несколько столов — для командных заданий;
• отдельная зона — для индивидуальной работы;
• свободная стена или стенд — для карточек и итогов.

Оборудование и материалы

Необходимое оборудование зависит от программы. Всё, чего нет в стандартном оснащении площадки, нужно подготовить самостоятельно и заранее согласовать подключение.

• ноутбук;
• зарядные устройства;
• переходники;
• презентация;
• флипчарт;
• бумага;
• маркеры;
• стикеры;
• таймер;
• удлинители после согласования;
• распечатанная повестка;
• таблица для фиксации решений.

Нужен ли модератор

Модератор следит за повесткой, временем и участием команды. Он не принимает решения вместо руководителей, а помогает группе последовательно пройти все вопросы.

Для сложной стратегической сессии лучше, чтобы модератор не был основным участником конфликта или обсуждаемой проблемы.

Пример программы на один день

• Сбор участников: знакомство с повесткой и правилами работы.
• Первый блок: текущая ситуация, результаты и ограничения.
• Второй блок: цели и приоритеты.
• Перерыв: отдых и неформальное обсуждение.
• Третий блок: работа в группах.
• Обед: полноценная пауза без деловой программы.
• Четвёртый блок: представление решений.
• Финал: ответственные, сроки и следующие шаги.

Питание и перерывы

Длительная работа без пауз снижает концентрацию. Короткие перерывы лучше планировать каждые несколько рабочих блоков, а обед не совмещать с важным обсуждением.

Для встречи можно подготовить:

• питьевую воду;
• чай и кофе;
• фрукты;
• лёгкие закуски;
• полноценный обед;
• простые блюда без сложной подачи;
• отдельные позиции с учётом ограничений участников.

Как зафиксировать результат

Сессия считается полезной не по количеству обсуждений, а по решениям, которые команда начнёт выполнять.

В конце необходимо записать:

• принятые решения;
• отклонённые предложения;
• проекты и задачи;
• ответственных;
• сроки;
• необходимые ресурсы;
• дату следующей проверки;
• вопросы, требующие дополнительного анализа.

Частые ошибки

• Проводить встречу без сформулированной цели.
• Приглашать слишком много участников без ролей.
• Не проверять оборудование.
• Заполнять весь день выступлениями руководителей.
• Не планировать перерывы.
• Оставлять решения без ответственных.
• Не фиксировать итог.
• Выбирать площадку без места для групповой работы.
• Совмещать обед с самым важным обсуждением.

* Вместимость, расстановку мебели, техническое оснащение, питание, стоимость и свободные даты необходимо уточнять непосредственно перед бронированием.