Когда стоит выбрать выездной банкет

Выездной банкет особенно удобен, когда стандартное ресторанное меню не подходит или хочется больше гибкости.

• нужно выбрать конкретного поставщика еды;
• планируется нестандартное меню;
• важна отдельная площадка на природе;
• требуется место для декора и фотозоны;
• нужен ведущий или аниматор;
• гостей больше, чем помещается в беседке;
• хочется контролировать бюджет;
• планируется свадьба, юбилей или корпоратив;
• нужно разделить зоны еды, программы и отдыха.

Что обсудить с кейтерингом заранее

Кейтеринг отвечает не только за еду. Важно понять, кто привозит блюда, кто сервирует столы, кто убирает посуду и сколько времени нужно на подготовку.

Как рассчитать меню

Меню зависит от продолжительности банкета, состава гостей, сезона и программы. Для вечера на несколько часов обычно нужны холодные закуски, горячее, напитки и десерт.

• холодные закуски к приезду гостей;
• овощная часть;
• один-два салата;
• основное горячее;
• дополнительное блюдо для детей;
• хлеб и соусы;
• вода и напитки;
• чайная зона;
• торт или десерт;
• резерв на поздних гостей.

Не стоит перегружать стол большим количеством похожих блюд. Лучше сделать меню понятным, сбалансированным и удобным для подачи.

Рассадка гостей

Рассадка зависит от формата праздника. Для свадьбы важны места для молодожёнов и родителей, для корпоратива — удобное общение команд, для юбилея — комфорт старших гостей.

Тайминг выездного банкета

Для мероприятия с кейтерингом тайминг особенно важен. Еда, декор, музыка, фотограф и ведущий должны работать в одном расписании.

• заезд организаторов;
• приезд кейтеринга;
• сервировка столов;
• монтаж декора;
• проверка музыки;
• встреча гостей;
• подача закусок;
• первый блок программы;
• горячее;
• фотографии;
• десерт;
• сбор и уборка.

Декор и оформление

Банкетный зал можно оформить под конкретное событие: свадьбу, юбилей, корпоратив, семейное торжество или сезонную тему.

• фотозона;
• текстиль;
• цветочные композиции;
• баннер;
• оформление стола;
• свечи-муляжи;
• электрические гирлянды;
• карточки рассадки;
• зона подарков;
• стол для торта.

Крупный декор, крепления и время монтажа нужно согласовать заранее, чтобы оформление не мешало рассадке и работе кейтеринга.

Как организовать подачу горячего

Горячее блюдо лучше подавать в заранее выбранное время. Если гости едят в разные моменты, часть еды может остыть, а программа будет сбиваться.

Кейтеринг должен понимать:

• когда начинается банкет;
• во сколько подаются закуски;
• когда нужен первый горячий блок;
• есть ли детские блюда;
• где располагается зона подготовки;
• как быстро нужно убрать посуду;
• кто отвечает за чай и десерт.

Фотограф, ведущий и другие подрядчики

Если на мероприятии работает несколько подрядчиков, один человек должен координировать их действия.

• ведущий отвечает за программу;
• фотограф — за съёмку ключевых моментов;
• декоратор — за внешний вид площадки;
• кейтеринг — за еду и сервировку;
• организатор — за общий тайминг.

Все подрядчики должны заранее знать адрес, время доступа на площадку, правила работы и контакт ответственного человека.

Частые ошибки

• Заказать кейтеринг без понимания тайминга.
• Не согласовать время приезда подрядчиков.
• Не оставить место для зоны подготовки.
• Выбрать слишком сложное меню.
• Не учесть детей и старших гостей.
• Поставить фотозону на проходе.
• Не назначить координатора.
• Не продумать, кто убирает после банкета.
• Не проверить посуду, текстиль и приборы.
• Оставить горячее без точного времени подачи.

Что уточнить перед бронированием

• Свободен ли банкетный зал на нужную дату?
• Сколько гостей можно разместить?
• Что входит в аренду?
• Как согласовать кейтеринг?
• Когда подрядчики могут приехать на монтаж?
• Можно ли оформить фотозону?
• Есть ли собственная мангальная зона?
• Каковы условия предоплаты?
• Какие правила действуют для декора?
• Какие дополнительные услуги доступны?

* Вместимость, стоимость, свободные даты, условия работы кейтеринга, декора и подрядчиков необходимо уточнять непосредственно перед бронированием.